ペーパーレスは中小企業こそ推進すべきです

緊急事態宣言が出されてから、世間ではテレワークの推進が加速している様です。

 

 

こんな記事が日経BizGate(2020年4月7日)に掲載されています。

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日本CFO協会(東京・千代田)は3月18日から4月3日まで、上場企業の財務最高責任者ら経理・財務幹部577人にオンライン上で「新型コロナウイルスによる経理財務業務への影響に関する調査」を実施した。

従業員規模は5万人以上が11%、5万人未満5000人以上が22%など500人以上の企業が71%。

回答者の役職は役員16%、部長24%、課長29%と課長以上で69%を占めた。

新型コロナの感染拡大が始まった2、3月には約7割がテレワーク勤務を実施したという。

しかしその中で41%が「テレワーク実施中に出社する必要が発生と回答した」と日本CFO協会の谷口宏・専務理事は説明する。

出社の理由は「請求書や押印手続き、印刷など紙データの処理」が1位を占めた。

さらに「会議への参加」「銀行への対応」などが続いたという。

テレワーク態勢に入った企業は、社内システムのアクセスやパソコンの持ち帰り、オンライン会議のツール整備などの状況を判断して実施を決めたという。

それでも「紙の書類のデジタル化に対応できている企業は36%にとどまる」と谷口氏。

財務関連はテレワークに最も適した業務のひとつとみなされていた。営業担当者のように、頻繁に外部の取引先との商談を交わす機会は少ない。しかし企業社会に根付いた紙の文化のしぶとさが普及への障壁として浮き彫りになった。

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更に

 

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一方テレワークを実施しなかった残り3割の企業では、理由として「請求書や契約書など紙の書類がデジタル化に対応できていない」が77%(複数回答)を占めた。

続いて「テレワークを想定した社内ルールや試験を経験していない」は66%、「銀行や監査法人、税理士らとのリモート対応ができない」が59%と続いたという。

取引先から紙の請求書などが送られれば対応せざるを得ないという答えが目立ったという。

同協会の中田清穂・主任研究委員は「押印のデジタル化が必要と感じていても、具体的にどの程度のコスト削減につながるか経営幹部に説明できないとするケースも少なくない」と分析する。

その一方で、自然災害など緊急時におけるテレワーク態勢の必要性を96%が感じており、特に69%は「非常に必要」と回答している。平常時でもテレワークの導入・促進についても75%が「やるべき」としている。

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実は、日比野設計ではペーパーレス化は少し前から推進をしてきました。

プリントアウトを減らす為にタブレット端末の導入をプロジェクトを担当するクラスの全スタッフに持たせたり、タイムカードや欠勤遅刻早退等を管理する出退勤システムもオンライン化を行ってきました。

 

 

また、リーダークラスはタブレット端末だけでなく、ラップトップPCとスマートフォンを有している事からどこにいても仕事が出来る様になっています。

ペーパーレスを推進した背景には、国連が定めるSDG'sと地球環境配慮と言う視点からスタートしただったり、出退勤システムのオンライン化は平時は多くのスタッフが出張が多い事が理由でした。

またテレワークについては、出産育児をするスタッフに対して柔軟な働き方を推進していく事が目的でした。

 

新型コロナウィルスの事など想定していた訳では無く、推し進めてきた多様な働き方が今回の事態になってもスムーズな業務対応に結び付いただけなのですが、ペーパーレス化は中小企業こそやるべき事だと思っています。

 

システム構築には、もちろんコストが掛かります。

しかし、このコストは掛けるべきコストです。

 

掛けたコスト以上の効果が大きい事も実感しております。

有事の時に気付かされることは多い物ですが、どんな時でも『遅い』と言う事はありません。

興味のある方には、私達の事例をご案内する事も可能です。

 

多くの中小企業が行動を起こされる事を願っています。

 

ちなみに、現在の日比野設計は公的交通機関を使って出社する者がテレワークを行っています。

出勤している者は、社内のゆとりがある事から、個室で仕事をしたり、

 

 

かなりの離隔距離をとって仕事をしたりと様々です。

 

 

リスクも回避しながら、多様な働き方の選択が出来る事を常に意識しておく事は様々な有事に対応しやすくなります。

そして今朝の2343での朝食。

 

 

相変わらず、バランスが良い朝食を出してくれていて、スタッフの免疫力向上や健康にも配慮がされています。

 


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